AI w dziale ofertowym firmy budowlanej

Dla kogo jest to szkolenie

Dział ofertowy w firmie budowlanej żyje w papierze i w Excelu: zapytania ofertowe i SWZ, przedmiary, projekty, oferty podwykonawców i dostawców, własne szablony kosztorysowe i wyceny z poprzednich budów. Plików przybywa, wersji przybywa, a oferta musi wyjść na czas i bez błędu.

To szkolenie dotyczy dokładnie tej pracy. Zakładam, że zespół zna już podstawy narzędzi AI (Copilot, ChatGPT, Claude), więc nie zaczynamy od zera. Skupiamy się na czterech rzeczach:

jak AI skraca konkretne kroki ofertowania - na Waszych dokumentach, nie na przykładach z internetu,
jak ułożyć i współdzielić dane, żeby AI miało na czym pracować, a zespół nie gubił wersji,
jak przejść od „każdy coś sobie klika w czacie" do powtarzalnego procesu, który da się utrzymać przy kilku osobach,
jak sprawdzać to, co AI wyprodukowało - codziennie i bez przeglądania ręcznie każdej pozycji.

Prowadzę je jako ktoś, kto zna biuro firmy wykonawczej od środka: zanim zająłem się AI, prowadziłem firmę budowlaną zatrudniającą 50 osób.

Dwie rzeczy od razu

Nie pokazuję automatu. Nie ma narzędzia, które zrobi ofertę albo kosztorys za Was. Człowiek zostaje w środku procesu i podejmuje decyzje. Narzędzia skracają robotę papierową, odpowiedzialność zostaje tam, gdzie była.

Liczy się jakość, nie ilość. AI bardzo łatwo produkuje dużo materiału, który „wygląda dobrze": równe tabele, ładne opisy, sumy na dole. Wystarczy jedna pozycja z kwotą 20 tys. zamiast 200 tys. i oferta jest katastrofą, choć na oko nic nie budzi podejrzeń. Generowanie jest szybkie, sprawdzanie jest wolne. Dlatego przez całe szkolenie nacisk jest na to, żeby to, co powstaje, weryfikować każdego dnia - i to w sposób, który da się utrzymać także wtedy, gdy goni termin oferty.

Na jakim poziomie pracujemy

Używam prostej drabiny pięciu poziomów pracy z AI. Nie chodzi o znajomość narzędzi, tylko o sposób pracy:

#	Poziom	Na czym polega
1	Rozmowa	dobra odpowiedź w czacie, kontekst wklejany ręcznie
2	Kontekst	AI widzi moje dokumenty, pracuję w projektach, nie w jednorazowych czatach
3	Warsztat	AI pracuje na moich plikach i narzędziach, wynik to plik, ja prowadzę i sprawdzam
4	Zlecenie	opisuję zadanie i kryteria odbioru, agent wykonuje, ja odbieram wynik
5	Matryca	opisuję wzorzec, dostaję komplet wyników dla wielu przypadków

Większość działów ofertowych, z którymi rozmawiam, jest na poziomie 1-2. Szkolenie celuje w poziom 3 - Warsztat: AI pracuje bezpośrednio na Waszych Excelach i dokumentach, powstają pliki i skrypty, a każdy wynik ma swoją kontrolę. Część zaawansowana przygotowuje do poziomu 4: opisany proces z wejściem, wyjściem i kryteriami odbioru, który da się komuś (albo czemuś) zlecić.

Przejście z poziomu 2 na 3 to najostrzejszy próg. Skoro AI zapisuje pliki na dysku, muszą istnieć wersje i możliwość cofnięcia - stąd osobny blok o danych i historii zmian.

Program dnia

Jeden dzień, około 6 godzin z przerwą. Kolejność i proporcje dopasowuję po rozmowie przed szkoleniem.

1. Start - 15 min

gdzie AI myli się w liczbach i tabelach i dlaczego tego nie widać na pierwszy rzut oka,
dane firmy: które narzędzie, jakie ustawienia, czego nie wklejać,
które kroki ofertowania zabierają Wam najwięcej czasu - i wybór bloku do wyboru.

2. Zapytanie ofertowe i SWZ - 25 min

wyciąganie wymagań: terminy, warunki, kary, wymagane dokumenty,
co się zmieniło między wersjami dokumentów i odpowiedziami na pytania,
lista pytań do zamawiającego i lista kontrolna przed złożeniem oferty.

3. Przedmiar, oferty podwykonawców i Excel - 40 min

porównanie ofert podwykonawców i dostawców w różnych układach: zakres, wyłączenia, jednostki, różnice w cenach,
przeniesienie przedmiaru klienta do Waszego szablonu - AI proponuje dopasowanie, człowiek zatwierdza wątpliwe pozycje,
„za ile ostatnio wycenialiśmy X?" - szukanie w archiwum ofert.

4. Dane: współdzielenie, wersje, higiena - 35 min

historia zmian: gdzie trzymać kolejne wersje (dysk sieciowy, SharePoint), jak je nazywać, co zamrażać po wysłaniu oferty - żeby zawsze dało się odpowiedzieć „co wysłaliśmy i dlaczego tak",
współpraca: jeden układ folderów dla całego zespołu (wejście od klienta / robocze / wysłane / wzorce), kto jest właścicielem szablonów i cennika, jak przekazywać sprawę między osobami,
śmieci na wejściu = śmieci na wyjściu: scalone komórki, kilka tabel na jednym arkuszu, różne nazwy tej samej pozycji, ceny bez daty i źródła - co poprawić raz, żeby AI (i ludzie) przestali się na tym wykładać.

5. Od czatu do procesu - 1 h 10 min

oddzielenie danych od wyglądu: pozycje, ceny i wyceny jako dane, a szablon Excela jako jeden ze sposobów ich pokazania - z tych samych danych powstaje oferta dla klienta, kosztorys i zestawienie materiałów,
przetwarzanie krok po kroku: przedmiar klienta → wspólny format pozycji → dopasowanie do cennika → wycena w szablonie → kontrola → oferta; każdy krok zostawia plik, który można obejrzeć i sprawdzić,
podział pracy: kroki mechaniczne robi skrypt, rozmyte (dopasowanie opisu do pozycji) robi AI, decyzje podejmuje człowiek,
Claude Desktop i Excel: praca bezpośrednio na plikach z folderu, nowe pliki z formułami zamiast wklejonych liczb, oryginał zawsze nietknięty,
skrypty w Pythonie bez programowania: opisujecie, co ma się stać z plikiem, AI pisze skrypt i sprawdza go na przykładzie; gotowe skrypty leżą we wspólnym folderze, z opisem i jednym opiekunem,
repozytorium (git): co daje ponad folder na dysku - pełna historia zmian, kto i dlaczego zmienił skrypt, powrót do działającej wersji - i kiedy warto na nie przejść,
pamięć decyzji: raz rozstrzygnięte dopasowanie pozycji trafia do wspólnego pliku i przy następnej ofercie nie trzeba go powtarzać - z każdą ofertą ręcznej pracy jest mniej.

6. Weryfikacja: jak nie sprawdzać 100 pozycji ręcznie - 45 min

dlaczego „przejrzę na koniec" nie działa: po trzydziestej pozycji nikt już nie czyta uważnie,
kontrole liczone, nie oglądane: sumy kontrolne, porównanie z przedmiarem pozycja po pozycji, jednostki i ilości - robi to skrypt, który za każdym razem działa tak samo, a nie kolejne pytanie do AI,
ceny jednostkowe z historii: każda pozycja porównana z tym, za ile wycenialiście ją wcześniej; do przeglądu trafia tylko to, co odstaje,
najpierw największe kwoty: kilkanaście pozycji zwykle daje większość wartości oferty - te człowiek sprawdza zawsze, resztę wyrywkowo,
niezależny szacunek przedziału: zanim powstanie szczegółowa wycena, liczymy zgrubnie, ile ta budowa powinna kosztować (np. z ceny za m² podobnych obiektów); jeśli kosztorys wychodzi poza przedział, szukamy błędu, zanim oferta wyjdzie,
oznaczanie pozycji: pewne / do sprawdzenia / brak w cenniku - człowiek zaczyna od tych, które tego naprawdę wymagają.

7. Porządek, kiedy 8 osób ma AI na swoim komputerze - 30 min

szybki prototyp to nie proces: pierwsza wersja powstaje w godzinę i wygląda świetnie; kłopoty zaczynają się, gdy korzysta z niej kilka osób, a każda coś u siebie poprawia,
proces opisany jak umowa: co przychodzi na wejściu, co ma wyjść, po czym poznać, że wynik jest dobry - i kontrola, która to sprawdza, zanim plik pójdzie dalej,
kto za co odpowiada: właściciel każdego kroku, szablonu, cennika i skryptu; wynik AI nie trafia do wzorców ani cennika bez przeglądu,
konta firmowe zamiast prywatnych, wspólny projekt z instrukcjami „jak u nas liczymy", szablonami i słownikiem pozycji,
jedna osoba jako opiekun AI w dziale: zbiera, co działa, porządkuje i usuwa, co zbędne.

8. Blok do wyboru - 1 h

Wybieramy przed szkoleniem albo na starcie. Jeden temat na całą godzinę albo dwa po 30 minut w formie przeglądu:

A. Warsztat Excel i skrypty - budujemy razem jeden krok Waszego procesu na Waszym szablonie: od opisu, przez skrypt, do kontroli wyniku.
B. Projektowanie systemu agentowego - jak wygląda system, w którym AI samo przechodzi kilka kroków (czyta SWZ, szuka w archiwum, przygotowuje zestawienie), gdzie w nim stoi człowiek i kontrola, od czego zacząć i czego unikać.
C. Lokalne modele AI na własnym serwerze - kiedy mają sens (poufne dane, koszty, brak internetu), a kiedy nie; jaki sprzęt i ile to kosztuje; czego się po nich spodziewać w porównaniu z Claude czy ChatGPT.

Jeśli temat B lub C okaże się dla Was ważny, można z niego zrobić osobny, dodatkowy warsztat.

9. Zamknięcie - 20 min

każdy uczestnik przerabia jedno swoje zadanie od początku do końca, razem z kontrolą wyniku,
co wdrożyć od jutra, a co zostawić na później.

Przykład przewodni bloków 4-6: wypełnienie Waszego kosztorysu cenami z cennika firmowego i cenników dostawców - z kontrolą sum, porównaniem z historią i oznaczeniem pozycji pewnych, do sprawdzenia i takich, których nie ma w żadnym cenniku.

Forma

Jeden dzień (albo dwa krótsze bloki po pół dnia), u Was w biurze.
Do 8 osób z działu ofertowego, najlepiej z jedną osobą, która później przejmie opiekę nad skryptami i wspólnymi instrukcjami.
Na Waszych dokumentach. Przed szkoleniem proszę o kilka przykładowych materiałów: zapytanie lub SWZ, przedmiar, 2-3 oferty podwykonawców na ten sam zakres, szablon kosztorysowy i przykładową wycenę z poprzedniej budowy. Po szkoleniu każdy ma gotowe sposoby pracy na własnych plikach.
Sprzęt: laptop dla każdego uczestnika z Claude Desktop lub Copilotem - jeśli nie macie płatnych licencji, można zacząć od darmowego Copilota. Do części zaawansowanej przydaje się Python i wspólny folder na dysku sieciowym - instalację ustalamy i przygotowujemy przed szkoleniem.
Poufność: Wasze dokumenty służą wyłącznie do szkolenia.

Edycja pilotażowa

Program przechodzę teraz z kilkoma firmami budowlanymi z okolicy, zanim wejdzie do stałej oferty. W tej edycji szkolenie jest bezpłatne - w zamian proszę wyłącznie o szczerą opinię: co się przydało, a co było nie na temat.

Co dalej po szkoleniu

Szkolenie często jest pierwszym krokiem. Jeśli po nim chcecie iść dalej, robimy też:

czat z dokumentami firmy - odpowiedzi na pytania o umowy, specyfikacje, procedury i archiwum ofert, ze wskazaniem dokumentu, z którego pochodzą (więcej),
przetwarzanie dokumentów - PDF-y i skany zamieniane na tekst i tabele gotowe do dalszej pracy, zestawienia z przedmiarów i kosztorysów,
automatyzację powtarzalnych kroków - skrypty i małe narzędzia dopasowane do Waszego procesu, z kontrolą wyniku,
lokalne modele AI - tam, gdzie dane nie mogą opuścić firmy.

Zaczynamy zwykle od małego, konkretnego kroku, który daje efekt w kilka tygodni. Więcej o AI w budowlance: AI dla firm budowlanych.

Jak się umówić

Napiszcie albo zadzwońcie. Na krótkiej rozmowie ustalamy, które kroki ofertowania są dla Was najważniejsze, wybieramy blok do wyboru i termin.

Michał Feliksik michal@agidot.eu · +48 574 200 802

Table of Contents