Audyt AI w firmie budowlanej: co sprawdzić, zanim AI trafi do ofert i kosztorysów

Ogólnie o tym, czym jest audyt AI, pisaliśmy już w osobnym wpisie. Ten jest o jednej branży, bo w budownictwie audyt wygląda inaczej niż w biurze rachunkowym czy w sklepie internetowym. Wąskim gardłem rzadko jest sama budowa. Jest nim biuro: oferta przetargowa składana wieczorami, kosztorys przepisywany z programu do Worda i wiedza o cenach, która siedzi w głowie jednej osoby.

W ostatnich tygodniach rozmawiałem o tym z kilkoma firmami: generalnym wykonawcą, producentem hal i firmą instalacyjną. Pytania na starcie były prawie identyczne. Ten wpis zbiera odpowiedzi.

Czym jest audyt AI w firmie budowlanej

Audyt AI to sprawdzenie, w którym miejscu Waszej pracy sztuczna inteligencja realnie skróci czas, a w którym tylko dołoży problemów. Kończy się planem: jaki proces, w jakiej kolejności, za ile i z jakim efektem. Albo rekomendacją, żeby na razie odpuścić.

W budowlance audyt prawie zawsze kręci się wokół trzech miejsc:

• oferta przetargowa - czytanie SIWZ i przedmiaru, zbieranie zapytań do dostawców, składanie dokumentów,
• kosztorys - pozycje z programu kosztorysowego (NORMA, ATH) zamieniane na opis do oferty, ceny materiałów, narzuty,
• dokumenty z budowy - protokoły, dzienniki, korespondencja, czyli to, co opisywaliśmy przy obiegu dokumentów z AI.

Zasada nr 1: jeden prawdziwy przetarg zamiast ankiety

Najgorszy audyt to ankieta „jakie procesy chcielibyście zautomatyzować”. Zarząd opisze proces tak, jak powinien wyglądać. Kosztorysant opisze go tak, jak naprawdę wygląda. To są dwa różne opisy.

Dlatego audyt robimy na jednym realnym przetargu, najlepiej takim, który już się zakończył. Przechodzimy go razem z osobą, która go wyceniała, krok po kroku:

1. skąd przyszły dokumenty i ile czasu zajęło samo ich przeczytanie,
2. które pozycje przedmiaru wyceniono z pamięci, które z ostatniej oferty, a które z zapytań do dostawców,
3. ile razy te same dane były przepisywane między programami,
4. gdzie kosztorysant musiał podjąć decyzję, a gdzie tylko przenosił liczby.

Punkt 4 jest najważniejszy. AI dobrze zdejmuje przepisywanie, liczenie i szukanie po folderach. Nie powinno zdejmować decyzji. Audyt rozdziela jedno od drugiego na Waszym materiale, a nie na slajdach.

Zasada nr 2: kosztorysant wykonuje i rozumie ofertę

To zdanie mówię na każdym spotkaniu, zanim ktoś zdąży zapytać: nie robimy automatu, który przemieli przetarg i wypluje ofertę. To współpraca z człowiekiem. Kosztorysant wykonuje wycenę i musi rozumieć, co jest w ofercie, bo to on za nią odpowiada, a potem jego firma ją realizuje.

Dlatego każda liczba, którą podpowiada AI, ma źródło: z której oferty, z którego cennika, z którego zapytania. Kosztorysant widzi, skąd jest, sprawdza i poprawia. Błąd AI jest widoczny i do złapania, a nie ukryty w środku automatu. Więcej o tym podejściu: AI, które nie ma prawa zmyślać.

Zasada nr 3: obawy nazywamy na starcie

W każdej firmie, z którą rozmawiałem, padły te same dwie obawy. Rzadko wprost.

Zespół: „AI nas zastąpi”. Widziałem projekt, który przegrał nie na technologii, tylko na ludziach. Osoby, które miały z niego korzystać, dowiedziały się o nim na końcu i broniły się jedynym narzędziem, jakie miały: wytykaniem każdego drobnego błędu. Dlatego w audycie rozmawiamy z kosztorysantami wcześnie, przed decyzją zarządu albo razem z nim, a nie po niej.

Zarząd: „odejdzie doświadczony kosztorysant i wiedza pójdzie razem z nim”. Ta obawa jest w budowlance bardzo realna i prowadzi wprost do najciekawszej części audytu.

Baza cen z notatkami: wiedza, która zostaje w firmie

Prosty przykład z instalacji:

Rura stalowa fi20: 20 zł/m. Ale 40 zł/m, jeśli to instalacja gazowa.

Formalnie są na to normy. W praktyce tę różnicę zna kosztorysant, który kilka razy się na niej przejechał. Nie ma jej w żadnym cenniku ani w żadnym folderze.

Na to pytanie często pada odpowiedź „przecież mamy SharePointa”. Tyle że SharePoint przechowuje dokumenty, a nie powód, dla którego w tej ofercie rura kosztowała 40 zł, a nie 20.

Notatki pisze kosztorysant i są podpisane jego nazwiskiem. To on uczy system, a nie system jego. Jego wiedza staje się widoczna, a nie zbędna. Nowa osoba dostaje ją od pierwszego dnia, a kiedy ktoś odchodzi, proces i notatki zostają w firmie.

W audycie sprawdzamy, ile takiej wiedzy jest dziś tylko w głowach i od czego zacząć jej zapisywanie. Zwykle wystarczy kilkadziesiąt najczęstszych pozycji, żeby różnica była odczuwalna przy następnym przetargu.

Czyje są dane

Drugie pytanie, które pada zawsze, zwłaszcza w firmach z jednej branży i z jednego regionu: „pracujesz też dla konkurencji, co z naszymi cenami?”

Odpowiedź jest prosta i mówię ją, zanim ktoś zapyta: dane każdej firmy zostają u niej, narzędzia są nasze. Wasze historyczne wyceny, ceny od dostawców i notatki kosztorysantów nie trafiają do żadnej wspólnej bazy. O dostęp do danych prosimy dopiero po podpisaniu umowy, nie na pierwszym spotkaniu.

Co dostajecie po audycie

• mapę jednego przetargu: gdzie poszedł czas, co było decyzją, a co przepisywaniem,
• listę miejsc, w których AI ma sens, w kolejności: od najszybszego zwrotu,
• listę miejsc, w których AI sensu nie ma, z uzasadnieniem (to też jest wynik),
• plan wdrożenia z ceną i terminem, jeśli jest co wdrażać,
• odpowiedź na pytanie o ludzi: kto z zespołu będzie z tego korzystał i co się zmieni w jego pracy.

Koszt audytu jest ułamkiem kosztu wdrożenia, a cały jego sens ekonomiczny polega na tym, żeby nie wydać pieniędzy na zautomatyzowanie niewłaściwego procesu. Widełki cen wdrożeń zebraliśmy na stronie ile kosztuje wdrożenie AI w firmie.

Kiedy audyt AI nie ma sensu

Uczciwie: nie zawsze.

• Robicie kilka przetargów w roku. Oszczędność na każdym nie pokryje kosztu utrzymania rozwiązania. Wtedy lepiej sprawdza się szkolenie dla działu ofertowego, które uczy używać narzędzi, które już macie.
• Nikt w firmie nie ma czasu na dwa spotkania. Wdrożenie wymaga więcej niż audyt, więc to dobry test gotowości.
• Szukacie automatu, który złoży ofertę bez człowieka. Takiego nie robimy, bo w budowlance za ofertą stoi realizacja.

Od czego zacząć

Jeśli chcecie sprawdzić, czy to ma sens u Was, zacznijcie od jednego pytania: ile godzin zajęła wycena ostatniego przetargu i ile z tego było przepisywaniem? Jeśli odpowiedź brzmi „nie wiem”, to już jest dobry powód do audytu.

• O samym audycie: Audyt AI w firmie - zanim cokolwiek wdrożycie
• O branży: AI dla firm budowlanych
• O ofertach przetargowych: cztery miejsca, gdzie AI ma sens
• Dla kosztorysanta: z ATH do opisu oferty

Wolicie porozmawiać o konkretnym przetargu? Napiszcie albo zadzwońcie: +48 574 200 802.