AI przy ofertach przetargowych w budowlance - cztery miejsca, gdzie to ma sens

Ten sam problem z dwóch różnych firm

W ostatnich rozmowach w branży budowlanej padł niezależnie ten sam wątek - od generalnego wykonawcy realizującego hale i obiekty publiczne, i osobno od firmy instalacyjnej ze swoim działem ofert. Różne skale, różny zakres robót, ten sam wąski gardło: przygotowanie oferty przetargowej.

To nie przypadek. Budowlanka ma cechę, której nie ma większość branż z naszych wcześniejszych wpisów o automatyzacji dokumentów - twardy, nienegocjowalny termin. Faktura zakupowa może poczekać do jutra. Oferta złożona po terminie przetargu nie istnieje. Presja czasu, która gdzie indziej jest tylko uciążliwa, w przetargach jest wyeliminowaniem z gry.

Dlaczego akurat ofertowanie boli najbardziej

Kilka cech tej pracy nakłada się na siebie i razem robią z niej dobre miejsce do zacząć:

• Dokumentacja przetargowa zmienia się w trakcie. Zamawiający publikuje wyjaśnienia, modyfikuje SWZ, dorzuca załączniki. Ktoś musi ręcznie porównać wersje i wyłapać, co się zmieniło - a przeoczenie jednej zmiany kosztuje więcej niż całe szkolenie.
• Wyliczenia już są, tylko trzeba je uzupełnić. W obu rozmowach padło to samo: kalkulacja kosztorysowa istnieje w Excelu, tabela pozycji jest gotowa. Brakującym ogniwem jest dobranie właściwej pozycji z cennika do konkretnej linii wyliczenia - praca mechaniczna, ale wymagająca uwagi, bo pomyłka nie rzuca się w oczy.
• Część tekstowa oferty jest powtarzalna, ale czasochłonna. Pisma przewodnie, opisy technologii, oświadczenia - z przetargu na przetarg zmienia się mniej, niż się wydaje, a mimo to każdy dokument ktoś pisze od nowa.
• Kompletność decyduje o wszystkim. Jeden brakujący załącznik odrzuca ofertę formalnie, bez oceny merytorycznej. To najtańsza rzecz do sprawdzenia automatem i najdroższa do przeoczenia ręcznie.

Cztery obszary szkolenia

Z tych czterech punktów budujemy program, który testujemy teraz w pierwszych firmach:

1. Wyciąganie wymagań i zmian z dokumentacji przetargowej. Model językowy czyta SWZ i załączniki, wypisuje wymagania formalne, i - to jest ta część, która oszczędza najwięcej nerwów - porównuje kolejne wersje dokumentacji i wskazuje, co konkretnie się zmieniło. Człowiek dostaje listę różnic zamiast czytania dwóch wersji obok siebie.

2. Dobieranie pozycji z cennika do wyliczeń. Tu mamy już działający prototyp: narzędzie bierze tabelę wyliczenia z Excela w formacie, jakiego firma używa na co dzień, i podpowiada pasujące pozycje z cennika. Nie zastępuje kosztorysanta - skraca czas przeszukiwania cennika z godzin do minut, a decyzję, którą pozycję wstawić, zostawia człowiekowi.

3. Część tekstowa oferty. Pisma, opisy technologii, standardowe oświadczenia - przygotowane na bazie wcześniejszych ofert firmy, nie ogólnej wiedzy modelu z internetu. Punkt wyjścia to Wasze dokumenty, nie przykłady.

4. Sprawdzanie kompletności przed wysyłką. Lista wymaganych załączników z dokumentacji przetargowej zestawiona z tym, co faktycznie jest w paczce do wysłania. Prosta kontrola, która najczęściej ratuje ofertę, a nie efektowna funkcja do prezentacji.

To nie jest automat, który złoży ofertę za Was

Mówimy to wprost na starcie każdej takiej rozmowy, bo inaczej powstaje nieporozumienie: człowiek zostaje w środku procesu i podejmuje decyzje. Narzędzia mają skrócić robotę papierową - czytanie, porównywanie, przeszukiwanie cennika, sprawdzanie listy - a nie przejąć odpowiedzialność za treść i wycenę oferty. W przetargach publicznych, gdzie błąd kosztuje realne pieniądze i czas, sprzedawanie czegokolwiek innego byłoby po prostu nieuczciwe.

Jak wygląda takie szkolenie

Pół dnia, u Was w biurze, dla osób, które realnie składają oferty - nie dla zarządu, tylko dla ludzi, którzy siedzą w dokumentacji przetargowej na co dzień. Pracujemy na Waszych dokumentach: prawdziwej dokumentacji przetargowej, prawdziwym cenniku, prawdziwym szablonie oferty. Ćwiczenie na przykładzie z internetu kończy się tym, że po szkoleniu nic z niego nie zostaje - bo nikt nie przenosi wniosków z cudzego dokumentu na własny.

Od czego zacząć

Jeśli w Waszym dziale ofert powtarza się ten sam wzorzec - dużo ofert pod presją terminu, wyliczenia w Excelu, ręczne szukanie w cenniku - to jest dokładnie ten przypadek. Zaczynamy zwykle od krótkiej rozmowy o tym, co dziś zajmuje najwięcej godzin przy składaniu oferty, bo to pytanie, a nie lista funkcji, decyduje o zakresie szkolenia.

Jeśli nie wiecie, czy w Waszej firmie w ogóle jest tu czego szukać, można to sprawdzić audytem procesu zamiast zgadywać. Napiszcie do nas - pierwsza rozmowa jest bezpłatna.