Produkty
Pracownik AI Budowanie modeli AI Dynamiczne formy Szkoły językowe Aplikacje Biznesowe Studia przypadków
Sklep Szkolenia Blog Kontakt
Zaloguj Zobacz demo
Automatyzacja

Automatyzacja procesów z AI

Najczęstsze wdrożenie, jakie robimy: zdjęcie z ludzi warstwy przepisywania. Dane wychodzą z maili i dokumentów same, a człowiek zostaje przy sprawdzaniu i decyzji.

Umów rozmowę Szkolenie online od 999 zł
Typowy start
obieg dokumentów
Czas
kilka tygodni od audytu
Zasada
człowiek zatwierdza
Start
od audytu procesów

Warstwa przepisywania

W prawie każdej firmie, do której wchodzimy, istnieje ta sama niewidzialna warstwa pracy: przenoszenie danych z jednego miejsca w drugie. Z maila do systemu. Z załącznika do zestawienia. Ze starego dokumentu do nowego. Nikt tego nie planuje ani nie wycenia, bo każde pojedyncze przeniesienie zajmuje trzy minuty.

Trzy minuty razy dwieście powtórzeń miesięcznie to tydzień pracy. I to jest zwykle pierwsza rzecz, którą warto oddać.

Człowiek zatwierdza, nie przepisuje

Domyślny układ, który proponujemy, wygląda tak: agent wyciąga dane, przygotowuje dokument albo zestawienie i przedstawia to człowiekowi do akceptacji. Człowiek widzi, co zostało odczytane, poprawia jeśli trzeba i zatwierdza.

Zysk czasowy jest niemal taki sam jak przy pełnej automatyzacji, a ryzyko dużo mniejsze. Pełną automatyzację bez zatwierdzania włączamy tylko wtedy, gdy klient świadomie tego chce i koszt pomyłki jest niski.

Zaczynamy obok systemów, nie w nich

Pierwszy etap prawie zawsze projektujemy tak, żeby działał obok Waszego ERP czy CRM - na skrzynce, plikach i dokumentach. Powód jest prosty: integracje są najdroższą częścią każdego wdrożenia, a na starcie nie wiadomo jeszcze, czy proces się sprawdzi.

Kiedy działa i widać efekt, rozmowa o integracji jest zupełnie inna - już z danymi, a nie z założeniami.

Co najczęściej automatyzujemy

Wszystkie te procesy mają jedną cechę wspólną: powtarzają się i nie wymagają decyzji przy każdym powtórzeniu.

Wyciąganie danych z dokumentów

Zamówienia, faktury, specyfikacje i zlecenia przychodzące w kilkunastu formatach. Agent wyciąga parametry, człowiek zatwierdza zamiast przepisywać.

Generowanie dokumentów

Oferty, protokoły, raporty i zestawienia składane z szablonu na podstawie kilku danych wejściowych, w firmowej identyfikacji.

Obieg i archiwizacja

Rozpoznanie typu dokumentu, przypisanie do sprawy i odłożenie tam, gdzie ktoś to później znajdzie.

Raporty cykliczne

Zestawienia składane co tydzień albo co miesiąc z danych rozproszonych po mailach, plikach i systemach.

Kontrola kompletności

Sprawdzanie, czego brakuje, i przygotowanie przypomnienia - zamiast odkrywania braku na dzień przed terminem.

Jak wygląda współpraca

  1. Krok 1

    Rozmowa

    30 minut o tym, gdzie w firmie ucieka czas. Bez prezentacji handlowej.

  2. Krok 2

    Zakres

    Wybieramy 2-3 procesy, od których zaczynamy, i ustalamy formę: online, warsztat u Was albo jedno i drugie.

  3. Krok 3

    Warsztat

    Dzień pracy na Waszych danych. Każdy uczestnik uruchamia narzędzie u siebie.

  4. Krok 4

    Po warsztacie

    Zostają materiały, nagranie i kontakt. Jeśli chcecie iść dalej - przechodzimy do wdrożenia.

Zrobione u innych

Firma budowlana

Pracowitek - agent w codziennej papierologii

Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie bez działu IT.

Przegląd

5 procesów, które AI może przejąć już dziś

Najczęstsze punkty startowe.

Metoda

Ile kosztuje ręczne przetwarzanie dokumentów

Prosta metoda liczenia ROI przed wdrożeniem.

Najczęstsze pytania

Czy to zastąpi pracownika?
W firmach, z którymi pracujemy - nie, bo nie ma tam nadmiaru ludzi do zastąpienia. Jest za to nadmiar pracy na jedną osobę. Automatyzacja zdejmuje z niej warstwę przepisywania, a nie stanowisko.
Co jeśli agent się pomyli?
Dlatego domyślnie projektujemy to tak, żeby wynik trafiał do zatwierdzenia, a nie prosto do systemu. Człowiek widzi, co zostało wyciągnięte, i akceptuje jednym kliknięciem. Pełną automatyzację bez zatwierdzania włączamy tylko tam, gdzie klient tego chce i koszt błędu jest niski.
Mamy dokumenty w skanach różnej jakości.
To wpływa na wynik i nie ukrywamy tego. Przed wdrożeniem prosimy o reprezentatywną próbkę - nie te najładniejsze - i mówimy wprost, jakiej skuteczności można oczekiwać. Lepiej wiedzieć to przed, niż po podpisaniu umowy.
Czy potrzebna jest integracja z naszym systemem?
Na starcie zwykle nie. Pierwszy etap działa obok systemów: na skrzynce, plikach i dokumentach. Integracja to osobna decyzja, którą podejmujecie już wiedząc, czy proces się sprawdza.

Porozmawiajmy o AI w Twojej firmie

30 minut rozmowy o tym, gdzie w Twojej firmie ucieka czas. Bez prezentacji handlowej - jeśli AI nie ma tu sensu, powiemy to wprost.

Umów rozmowę Szkolenia w sklepie